TEORIA DE INVENTARIOS

Sistemas de Administración y Control

4.1 Sistemas de Administración y Control

En estos sistemas deben incluir a cada unidad administrativa y especificar cuál es la función de cada empleado y cuáles son sus tareas a desempeñar para lograr un determinado nivel de ventas y de producción que se traduzca en mayores beneficios para la empresa.

Esto facilita el funcionamiento de la organización, permite controlar el desempeño de cada empleado y llevar adelante auditorías.

En los últimos años las organizaciones optaron por la especialización de los trabajadores, la asignación del poder de acuerdo a los niveles ocupados dentro de la jerarquía y la división del trabajo. Todo esto facilita y agiliza la toma de decisiones para alcanzar los objetivos y metas de la organización.

Fuente: https://concepto.de/sistema-en-administracion/#ixzz7lOtG7bpJ

A la hora de tomar decisiones, el personal se basa en la información que se refleja en el sistema de la administración.

Los sistemas se encargan de tres cosas:

Apoyar las tareas operativas.

Compilar y almacenar datos.

Generar información.

Los sistemas se encuentran compuestos por los siguientes elementos:

El elemento que brinda material para que el sistema opere.

La finalidad para la que se conformó el sistema.

El fenómeno que genera cambios: convierte las entradas en salidas.

Retroalimentación. Compara la salida con una serie de criterios establecidos con anterioridad y se basa en estos criterios para controlar los resultados.

El contexto en el que se encuentra el sistema. El ambiente interactúa con el sistema constantemente.

Tipos de sistemas de administración

Dentro de las compañías, se pueden encontrar los siguientes tipos de sistema de administración:

De control de procesos de negocios. Sistemas que controlan los procesos del negocio y abordan los procesos físicos e industriales.

De procesamiento de transacciones. Sistemas computarizados que se usan en los niveles básicos de la jerarquía organizacional (a nivel operacional). En ellos quedan registradas las transacciones diarias que habilitan el funcionamiento de la organización.

De apoyo en la toma de decisiones. Sistemas basados en ordenadores que serán usados por uno o varios gerentes específicos. Este sistema de información computarizada funciona como soporte para la toma de decisiones en torno a un problema que se debe resolver.

De información de gestión. Estos sistemas reúnen información de distintos orígenes para luego procesarla en estadísticas, informes o cualquier otro formato útil. Esta información es utilizada por supervisores y gerentes como materia prima para la toma de decisiones relacionadas a la gestión de la compañía.

De colaboración empresarial. Estos sistemas son de los más utilizados y ayudan a los directores de la organización a controlar el flujo informativo puertas adentro. Entre ellos se encuentran los sistemas multimedia, la transferencia de archivos o el correo electrónico.

De información ejecutiva. Son los sistemas que brindan información externa e interna a los altos directivos para tomar decisiones. Son de fácil y rápido acceso y presentan la información en forma gráfica. Brindan información general que grafique de manera simple la operación en su conjunto.

Según su naturaleza, los sistemas pueden ser:

Abiertos. Se produce intercambio de elementos e información con el medioambiente, y esa la influencia externa modifica resultados, comportamientos y actividades. Por ejemplo, una compañía.

Cerrados. No se intercambia información ni elementos con el medio ambiente: son sistemas cerrados ante cualquier tipo de influencia. Por ejemplo, las maquinarias.

Otros tipos de sistemas son los siguientes:

Abstractos. Están conformados por conceptos generales, números, doctrinas filosóficas, hipótesis, ideas, planes o idiomas. Es el “software”.

Concretos. Se componen de elementos tangibles como equipos o maquinarias. Es el “hardware”.

Operacionales. Se dedican a procesar información (que suele ser reiterativa) y a elaborar reportes.

Informativos. Se encargan de almacenar y procesar datos y se usan para tomar decisiones en consonancia con las metas y objetivos de la organización.

Directivos. Trabaja sobre datos que no fueron previamente seleccionados ni transformados.

Teoría general de sistemas de administración

La teoría general de sistemas se desprende de los escritos Ludwing von Bertalanffy (biólogo alemán), difundidos en las décadas de 1950 y 1960. Esta teoría no tiene como objetivo solucionar obstáculos ni brindar soluciones prácticas. Sin embargo, conocerla ayuda al análisis del contexto a la hora de tomar decisiones dentro de una organización.

Esta corriente considera que las propiedades de cada sistema no pueden ser estudiadas como elementos separados, sino que deben ser abordadas en forma conjunta.

Algunas características de la teoría de sistemas son las siguientes:

Visión sistemática. Cada organización es considerada como un sistema que cuenta con cinco partes: entrada, salida, proceso, ambiente y retroalimentación.

Multidimensional. Cada compañía es abordada desde un punto de vista macroscópico y microscópico. El primero la aborda en relación a su país o comunidad y el segundo considera sus unidades internas.

Dinamismo. La interacción que se produce dentro de la compañía es considerada un proceso dinámico.

Adaptabilidad. Considera que las organizaciones son sistemas adaptativos. Si no hacen uso de esa cualidad, no sobrevivirán a las modificaciones del contexto.

Descriptiva. Apunta a caracterizar las cualidades de la organización y de su administración. Plasma las metas y métodos y describe los fenómenos de las organizaciones.

Multicausalidad. Considera que un hecho puede ser la consecuencia de distintos factores interdependientes y relacionados entre sí.

Probabilística. Admite que las variables pueden ser analizadas en forma predictiva, no a partir de certezas.

4.2 Modelos determinísticos

los modelos que no tienen consideraciones probabilísticas se llaman determinísticos, el PERT, los inventarios, la programación lineal, enfocan su atención en aquellas circunstancias que son criticas y en los que las cantidades son determinadas y exactas.

http://www.monografias.com/trabajos96/construccion-modelos-deterministicos-distribucion-redes/image001.jpg

 

Un modelo se define como determinístico cuando siempre que se someta a un mismo estimulo, reacciona de la misma manera.

Los sistemas que representan los modelos deterministas carecen de incertidumbre, es decir, todos los cambios de estado del sistema se pueden predecir con certeza, y su comportamiento se evalúa con medidas de efectividad o eficiencia tales como: Costos, tiempo y utilidades.

Generalmente si en el modelo se han tomado en cuenta todas las variables y relaciones importantes, este se vuelve tan complejo de modelos matemáticos necesarios. Por tanto se deben utilizar modelos parciales teniendo claro que las soluciones obtenidas no son óptimas, y que el modelo que se está usando.

Si un modelo garantiza encontrar la solución óptima, el proceso de solución para dicho modelo se llamara algoritmo de optimización.

Se define como algoritmo a una serie de instrucciones en una cierta secuencia lógica, necesarias para describir las operaciones que llevan a la solución de un problema. No siempre los algoritmos conducen a soluciones optimas, Sin embargo en investigación de operaciones se hacen todos los esfuerzos posibles para encontrar algoritmos de optimización. Este tipo de algoritmos son exclusivos de los modelos deterministas.

 

El objetivo de la teoría de modelos de inventario es determinar las reglas que pueden utilizar los encargados de gestión para minimizar los costos asociados al mantenimiento, pedido de compra u orden de fabricación de los productos, permitiendo al mismo tiempo, satisfacer la demanda del cliente.

Antes de estudiar estos modelos, es necesario definir los siguientes costos asociados a los inventarios:  

Costo de compra o fabricación  

Costo de pedido u organización  

Costo de almacenamiento y / o conservación  

Costo por escasez o costo por agotamiento de existencias. 

Costo de compra o fabricación: Este costo está asociado con el valor que tiene para la Empresa la compra de una unidad del bien ofrecido. Si trabajamos con un modelo de Fabricación, este costo representaría lo que le cuesta a la empresa la producción de una Unidad del producto, lo cual incluye tanto a los costos fijos como a los variables.

Costo de pedido u organización: Hace referencia a los costes que se ocasionan al Hacer un pedido, por ejemplo: en el caso de un modelo de compras, personal Administrativo. En el caso de fabricación se puede pensar en el tiempo ocioso de Maquinarias y personal que lleva la puesta en marcha de una producción, derivadas por Ejemplo de la realización de muestras. Una característica que diferencia a este costo con Los otros es que no se calcula por unidad de producto, es decir es independiente de la Cantidad a pedir u ordenar.

Costo de almacenamiento: También es conocido como costo de retención o posesión, Involucra los costos por almacenaje, seguros, y posibilidad de deterioro de los bienes Por unidad.

 

Costo por escasez o por agotamiento de existencias: Este costo es más difícil de Estimar que los anteriores y se expresa por unidad. Cuando se permite la escasez en los Modelos de inventario surgen los pedidos diferidos, ante los cuales el cliente puede Aceptar la demora en la entrega de los productos o cancelar el pedido realizado, ya que No le resulta conveniente una entrega tardía. En un modelo de compra, se habla de pedidos pendientes, los cuales originan costos adicionales; en el caso de un modelo de Fabricación, se tendría que recurrir a fabricar en tiempo extra, por supuesto a mayores costos. Cuando el cliente cancela el pedido, hablamos de ventas perdidas. Las ventas perdidas generan costos difíciles de calcular en términos monetarios, pero afectan A la empresa; por ejemplo el cliente podría decidir comprar en otra empresa, baja la imagen de la empresa.

4.2.1 Lotes económicos sin Déficit

Es la ecuación de lote económico Q* para el modelo costo de faltantes debido a ventas perdidas aumentan has cierto valor, el radical que determina Q* se vuelve negativo.

Esto lo que indica es que cuando el costo por faltantes por conceptos de ventas perdidas es muy grande, el cual no es muy conveniente trabajar con la política de pedidos pendientes.

Un ejemplo de esto seria el estudio de inventarios con producción.

Los supuestos para este modelo son las siguientes:

• La demanda se efectúa a tasa constante.

• El reemplazo es instantáneo (la tasa se reemplazo es finita).

• Todos los coeficientes de costos son constantes.

• La tasa de manufacturación es mayor que la tasa de demanda.

Q = Cantidad optima a pedir

S = Cantidad de unidades agotadas

Im = Inventario Máximo

t = Periodo entre tandas de producción

T = Periodo de Planeación

t1 t4= Tiempo de manufacturación

t2 t3= Tiempo de consumo de las unidades producidas.

El objetivo consiste en determinar con qué frecuencia y en qué cantidad se debe reabastecer el inventario de manera que se minimice la suma de estos costos por unidad de tiempo.

En el Lote económico sin Déficit el inventario se puede reabastecer cuando el nivel baje lo suficiente, pero para ello se supondrá primero que no se admiten faltantes, con la tasa de demanda fija, se puede evitar los faltantes al reabastecer el inventario cada vez que el nivel baje a cero.

Costo total por ordenar = (Demanda anual / Cantidad optima) * Costo por ordenar

CTO = (D / Q) * Co

Costo total de mantenimiento = (Cantidad optima / 2) * Costo de mantenimiento

CTM = (Q/2) * Cm

4.2.2 Lote económico con Déficit

 Este modelo determina la cantidad a producir, cuando se permite déficit, faltantes o pedidos pedidos pendientes.

Recordemos que déficit es la cantidad que falta a los ingresos para que se equilibren con los gastos.

Resultado de imagen para lotes economicos con  deficitPara su funcionalidad requiere lo siguiente:

Demanda conocida con tasa constante.

Tasa de producción conocida con tasa constante.

Tasa de producción mayor que tasa de demanda.

Los costos deben ser conocidos y constantes.

Se permite diferir demanda al futuro. Los parámetros y variables que maneja este modelo son:

T: tiempo total del periodo de planeación.

R: demanda total del periodo.

r: tasa de demanda por unidad de tiempo.

K: tasa de producción por unidad de tiempo.

Co: costo por ordenar una tanda de producción.

S: nivel máximo de inventario o superávit.

t1: tiempo de producción y demanda hasta generar el superávit.

t2: tiempo de demanda hasta consumir el superávit..

Cm: costo unitario de mantenimiento por unidad de tiempo.

D: déficit máximo.

t3: tiempo de demanda hasta generar el déficit.

t4: tiempo de producción y demanda hasta cubrir el déficit.

Te: tiempo total del ciclo.

Cp: costo unitario de penalización por unidad de tiempo.

Q: cantidad óptima a producir por ciclo.

Cv: costo variable por unidad.

Ct: costo total promedio por unidad de tiempo.

CT: costo total por unidad de tiempo.

N: número de ciclos en el periodo.

UMC: unidades mantenidas por ciclo.

Cme: costo de mantenimiento por ciclo.

UPC: unidades penalizadas por ciclo.

Cpe: costo de penalización por ciclo.

Este modelo supone que se inicia el inventario en cero unidades, que se coloca una orden de producción en ese instante y que dicha orden se completa en t1 unidades de tiempo; al final de éste se produce a razón de k unidades por unidad de tiempo y es consumido a razón de r unidades por unidad de tiempo. Existen en inventario S unidades (inventario máximo).

Cuando se llega al inventario máximo, la producción se suspende y durante un tiempo de t2 unidades solo se suple la demanda, por lo tanto al final de este tiempo se encuentra en el nivel cero del inventario.

A partir de aquí el cliente causa demanda, la cual no es satisfecha; esto sucede en t3 unidades de tiempo, al final se acumula una deuda de unidades con el cliente; déficit máximo. 

Para satisfacerla, se coloca una nueva orden de producción con la cual se empieza a reducir el déficit y a cubrir la demanda de este tiempo t4, al final el tiempo se vuelve a repetir ya que la información es determinística y genera los ciclos.

4.3 Lote económico de producción

Normalmente una orden de pedido es seguida de una orden de producción del artículo pedido, esto es, aquello que es pedido será producido y vendido a medida que llegue a la empresa. A diferencia de lo que ocurre en el modelo de cantidad económica de pedido, el pedido irá llegando al inventario durante un período de tiempo (el inventario no se reabastece instantáneamente). La tasa de producción, tiene que ser mayor que la tasa de demanda, ya que si no fuese así no existiría inventario y se estaría sin existencias (con los correspondientes elevados costes de no tener existencias).

No solo se observa en este modelo que el inventario se reabastece progresivamente a lo largo de un período de tiempo, sino que, al igual que en cualquiera de los otros modelos de gestión de inventarios, va a existir un tiempo de espera, definido como el tiempo (p. ej. número de días) que transcurre entre la petición de un lote y la recepción de dicho lote.

Las nuevos pedidos de inventario se realizarán cuando el mismo llegue al nivel cero, o bien, cuando se llegue al punto de pedido. El punto de pedido o cantidad en existencias mínimas se utiliza para disminuir el riesgo de no tener existencias. Cuando el nivel de inventario llega al punto de pedido se procede a ejecutar la petición de un nuevo lote. Se calcula tal que

5​ punto de pedido = tiempo de espera × D (ambos, tiempo de espera y demanda, deben estar en las mismas unidades, normalmente días)

La tasa de producción, P, es el número de unidades producidas en un periodo de tiempo. Esta tasa de producción podrá ser anual, pero se podrá encontrar en términos diarios, como suele ocurrir en este modelo. De la misma forma, la demanda D que viene en la mayoría de los casos de forma anual, podrá ser encontrada en este modelo con carácter diario. Por ejemplo, a la hora de analizar el nivel de inventario durante el tiempo de espera es interesante analizar la tasa diaria de producción con respecto a la demanda diaria.

Cuando el inventario se agota (punto A en el gráfico), o se llega al punto de reabastecimiento se ejecuta la orden de pedido del lote Q. Se requiere un tiempo de producción Q/P. Durante este tiempo, el inventario se va acumulando a una tasa P-D, por lo que cuando se acabe la producción del lote de tamaño Q se alcanzará el nivel máximo de inventario I (punto B), que es:

{\displaystyle I={Q \over P}(P-D)=Q(1-{D \over P})\,\!}

Desde este punto, el nivel de inventario decrece, como consecuencia de una demanda uniforme y constante, cuando las existencias se agotan el ciclo se inicia de nuevo.

Costo anual de emisión:

{\displaystyle {\mbox{Costo anual de emisión}}={D \over Q}\times CE\,\!}

El inventario promedio:

{\displaystyle {\mbox{Inventario promedio}}={Q \over 2}(1-{D \over P})\,\!}

Por lo que el costo anual de mantener inventarios es:

{\displaystyle {\mbox{Costo anual de mantener inventarios}}={Q \over 2}(1-{D \over P})\times r\times c\,\!}

El costo total anual:

{\displaystyle {\mbox{CT= Costo anual de emisión + Coste anual de mantener inventarios}}\,\!}

{\displaystyle {\mbox{CT}}={D \over Q}\times CE+{Q \over 2}(1-{D \over P})\times r\times c\,\!}

Se puede obtener de la misma forma que para el caso del modelo simple, el valor del lote óptimo que minimiza los costos: